Avis d’expédition préalable (ASN)

Quels renseignements un ASN contient-il?

Un ASN fournit un niveau de détail fin, par expédition, qui permet au destinataire de planifier la main-d’œuvre, d’attribuer les portes de quai et de préparer le rangement avant l’arrivée physique des marchandises. Un ASN bien formé comprend généralement les renseignements suivants :

• Identification de l’expédition : un numéro d’expédition ou un numéro de connaissement unique qui identifie le mouvement physique des marchandises.
• Références de BC : le ou les numéros de bons de commande que cette expédition exécute, ce qui permet à l’acheteur de rapprocher les marchandises entrantes des commandes ouvertes.
• Détails des articles : UGS ou numéros d’articles, quantités expédiées, numéros de lot, numéros de série et unités de mesure de chaque produit de l’expédition.
• Hiérarchie d’emballage : la façon dont les articles sont emballés, des unités individuelles aux cartons, des cartons aux palettes et des palettes aux conteneurs. Cette hiérarchie est essentielle aux opérations de réception et de rangement en entrepôt.
• Poids et dimensions : poids brut, poids net et dimensions physiques de l’expédition, qui servent à la planification du fret et à la planification des quais.
• Transporteur et itinéraire : le nom du transporteur, le code SCAC, les renseignements sur le navire ou le véhicule, et l’itinéraire prévu de l’origine à la destination.
• Date d’expédition et arrivée prévue : le moment où les marchandises ont quitté l’installation du fournisseur et celui où elles devraient arriver chez l’acheteur.

EDI 856 : la transaction ASN standard

Dans la norme EDI ANSI X12, l’ASN est défini comme le jeu de transactions 856. C’est l’un des documents EDI les plus utilisés dans le commerce de détail, la fabrication et la distribution. De grands détaillants comme Walmart, Target et Amazon exigent de leurs fournisseurs qu’ils envoient un ASN EDI 856 pour chaque expédition, et le non-respect de cette exigence mène souvent à des rétrofacturations.

La transaction 856 utilise une structure hiérarchique (segments HL) pour représenter les niveaux d’emballage d’une expédition. Une hiérarchie typique va du niveau de l’expédition au niveau de la commande, puis au niveau de l’article, avec des niveaux facultatifs de tare (palette ou conteneur) et de colis (carton) entre les deux. Cette structure permet au destinataire de comprendre exactement comment les marchandises sont emballées et étiquetées.

Pour le fret maritime international, l’ASN peut aussi renvoyer au numéro de connaissement, au numéro de conteneur et au numéro de scellé, ce qui relie la notification électronique au document de transport physique.

Les avantages d’une réception pilotée par l’ASN

Quand un entrepôt reçoit des marchandises dont l’ASN est déjà dans le système, la réception devient beaucoup plus rapide et plus exacte. Plutôt que d’identifier et de compter chaque article à la main, l’équipe de réception peut vérifier la marchandise par rapport au contenu attendu et signaler les exceptions.

• Du quai au stock plus rapidement : des attentes de réception déjà constituées réduisent le temps passé à identifier les produits et à saisir des données pendant la réception. Les équipes peuvent balayer des codes-barres et confirmer des quantités plutôt que de créer des fiches de réception à partir de rien.
• Meilleure exactitude : recevoir à partir d’un ASN permet de détecter les écarts (manquants, excédents, mauvais articles) au moment de la réception plutôt que des jours ou des semaines plus tard, pendant le rapprochement des inventaires.
• Planification de la main-d’œuvre : savoir ce qui arrive et quand permet aux gestionnaires d’entrepôt de prévoir le bon nombre de préposés à la réception et d’attribuer les portes de quai avant l’arrivée du camion ou du conteneur.
• Visibilité sur l’inventaire : les données de l’ASN peuvent mettre à jour les systèmes d’inventaire avec les réceptions attendues, ce qui donne aux équipes d’approvisionnement et de vente une visibilité sur le stock entrant avant qu’il soit physiquement sur les tablettes.

Les ASN dans la logistique internationale

Pour les importateurs qui gèrent du fret maritime, l’ASN comble le fossé entre un bon de commande expédié outre-mer et l’arrivée des marchandises dans un entrepôt national des semaines plus tard. Pendant la fenêtre de transit, l’ASN fournit les données nécessaires pour coordonner le dédouanement, le camionnage portuaire et la planification de l’entrepôt.

Cargizon permet aux équipes de consigner le niveau de détail d’un ASN (numéros de conteneurs, quantités par ligne de bon de commande et dates d’arrivée prévues) directement dans la fiche d’expédition. Chaque intervenant, du coordonnateur logistique au gestionnaire d’entrepôt, voit ainsi ce qui s’en vient, quand et en quelles quantités.