Obtenir la visibilité sur les expéditions

La visibilité sur les expéditions, c’est la capacité de voir en temps réel la position, le statut et l’arrivée prévue de chaque expédition qui se dirige vers vos installations. La vraie visibilité va plus loin que le simple suivi. Elle suppose de comprendre le contexte de chaque expédition : ce qu’elle contient, quels bons de commande elle remplit, ce qu’elle coûtera et comment le moment de son arrivée touche les opérations en aval.

La visibilité s’étend sur un spectre. Au niveau de base, vous savez qu’une expédition existe et vous avez une idée générale du moment de son arrivée. Au niveau intermédiaire, vous pouvez suivre sa progression de jalon en jalon et recevoir des alertes quand elle s’écarte du plan. Au niveau avancé, vous pouvez prédire les heures d’arrivée avec confiance, comprendre les conséquences financières des retards et ajuster vos opérations de façon dynamique à partir des données d’expédition en temps réel.

La plupart des organisations se situent au niveau de base ou intermédiaire pour les expéditions, même lorsqu’elles ont une visibilité sophistiquée sur la logistique sortante. Cette asymétrie existe parce que les expéditions sortantes sont contrôlées par l’entreprise expéditrice, alors que les expéditions entrantes font intervenir des parties externes, des transporteurs, des itinéraires et des pratiques documentaires plus difficiles à normaliser et à surveiller.

La visibilité réduit l’incertitude, et l’incertitude est l’élément le plus coûteux de la gestion de la chaîne d’approvisionnement. Quand vous ne savez pas quand l’inventaire arrivera, vous compensez par du stock de sécurité, des heures supplémentaires et des expéditions accélérées, qui ajoutent tous du coût sans ajouter de valeur.

Avec une bonne visibilité sur les expéditions, les opérations d’entrepôt peuvent ajuster la main-d’œuvre de réception aux véritables profils d’arrivée plutôt que de garder des équipes en attente pour des livraisons imprévisibles. L’approvisionnement peut donner des dates de disponibilité exactes aux équipes de vente, ce qui réduit les commandes en souffrance et améliore la satisfaction de la clientèle. Les finances peuvent prévoir les flux de trésorerie plus précisément quand elles savent à quel moment les droits de douane et les factures de fret viendront à échéance.

La visibilité rend aussi la reddition de comptes possible. Quand vous pouvez suivre quels fournisseurs expédient à temps, quels transporteurs livrent de façon fiable et quels transitaires traitent la documentation efficacement, vous pouvez prendre des décisions fondées sur des données au sujet de vos partenariats. Sans visibilité, l’évaluation du rendement des fournisseurs repose sur l’anecdote et l’intuition plutôt que sur une mesure objective.

Bâtir la visibilité exige de saisir des données précises à chaque étape du parcours. Les données essentielles se répartissent en quatre catégories : l’identification de l’expédition, le statut du transport, l’information commerciale et les données d’exception.

• Identification de l’expédition : numéros de bons de commande, numéros de conteneurs, numéros de connaissement, références de réservation et renseignements sur le fournisseur. Ces identifiants relient l’expédition physique à la transaction commerciale qu’elle remplit.
• Statut du transport : position actuelle, nom du navire et voyage, jalons (chargé, parti, arrivé, déchargé, sorti du terminal, livré), dates d’arrivée prévues et dates d’arrivée réelles. Ces données vous disent où est l’expédition et quand elle arrivera.
• Information commerciale : montants des factures, estimations des droits, Incoterms, dates du dernier jour franc, et frais de surestaries ou de détention. Ces données vous disent ce que l’expédition coûtera et quelles échéances financières approchent.
• Données d’exception : retards, retenues, dommages, écarts de quantité et problèmes de documentation. Ces données vous disent ce qui a mal tourné et ce qui demande votre attention.

Chaque donnée devrait être saisie le plus près possible du temps réel et stockée dans un format structuré qui se prête à l’interrogation et à l’analyse. Des données non structurées, enfermées dans des courriels et des pièces jointes PDF, ne contribuent pas à la visibilité opérationnelle, même si l’information existe techniquement.

Obtenir la visibilité sur les expéditions exige une technologie capable d’agréger les données de multiples sources externes, de les normaliser dans un format cohérent et de les présenter de façon à soutenir la décision opérationnelle. Aucune source de données ne donne à elle seule une visibilité complète : la technologie doit donc combler le fossé entre les transporteurs, les transitaires, les courtiers en douane et vos systèmes internes.

À la couche de collecte, vous avez besoin d’intégrations avec les API de suivi des transporteurs maritimes, les plateformes de transitaires et les systèmes de courtage en douane. Les services de suivi agrègent les données des transporteurs maritimes par une seule API, ce qui réduit le fardeau d’intégration lié au raccordement de dizaines de transporteurs individuels. Pour les modes non maritimes, les flux EDI des transporteurs ou des intégrations par API fournissent des mises à jour automatiques.

À la couche applicative, vous avez besoin d’une plateforme qui relie les données de suivi au contexte d’affaires. Un flux de suivi autonome vous dit que le conteneur MSKU1234567 a été déchargé au port de Long Beach. Une plateforme de visibilité vous dit que ce conteneur contient 2 000 unités liées au BC PO-4567, qu’il doit être dédouané d’ici jeudi, que son dernier jour franc est vendredi et qu’il doit être à l’entrepôt B d’ici lundi pour éviter un retard de production. Le contexte transforme les données en renseignements exploitables.

Bâtir la visibilité sur les expéditions est un travail progressif. Viser une visibilité parfaite sur toutes les expéditions, tous les fournisseurs et tous les modes en même temps est irréaliste et inutile. Commencez par les expéditions qui ont le plus d’effet sur vos affaires et élargissez la couverture avec le temps.

Commencez par cartographier vos lacunes de visibilité actuelles. Pour chaque type d’expédition, répondez à trois questions : à quel moment savez-vous pour la première fois qu’une expédition est en transit? Comment apprenez-vous les retards ou les exceptions? Combien de temps avant l’arrivée avez-vous une arrivée prévue (ETA) fiable? Les réponses révéleront vos plus grands angles morts et les améliorations qui rapporteront le plus vite.

Ensuite, centralisez vos données d’expédition dans une seule plateforme. Même avant d’implanter un suivi automatisé, passer de feuilles de calcul éparpillées et de boîtes de réception à un système structuré crée un registre consultable de l’ensemble de vos expéditions. Une fois la structure de données en place, ajoutez les intégrations de suivi automatisé pour remplacer la saisie manuelle. La combinaison de données structurées et de mises à jour automatiques est le fondement d’une visibilité durable.

• Donner la priorité à la visibilité sur vos liaisons de plus fort volume et de plus grande valeur
• Centraliser les fiches d’expédition avant d’automatiser la collecte de données
• Relier les données de suivi aux bons de commande pour le contexte d’affaires
• Mettre en place des alertes par exception pour que le système vous dise ce qui demande votre attention
• Mesurer la maturité de votre visibilité dans le temps et fixer des cibles d’amélioration trimestrielles